資料管理システム構築のご提案
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情報公開制度も本年度から施行され、関係する部署では、これに対応すべく管理資料のデータを作成されていることと思います。
そして、そのデータは、「EXCEL」などの表計算ソフトで作成した一覧表型データかと思われます。
そこで、株オオバは、その既存データを活用して、情報公開制度への対応だけでなく、皆様の日常業務を今まで以上に効率的で円滑に進められるシステムをご提案いたします。 |
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| 必要な資料は、すぐに見つかりますか？ |
 高価なシステムを導入するのは大変です。
しかもそれが、難しく使いにくいものであれば、維持管理していくのも一苦労となります。
株オオバは、情報公開のためだけに留まらず、日常業務の円滑化を図り、「身近な道具」として活用していただくことを第一に考えた本システムを提案します。
ですから、特殊な機材を導入する必要もなく、維持管理に莫大な費用がかかる心配もありません。
これからは、お手持ちのデータが今まで以上に役に立つ、資料管理システムとして生まれ変わります。
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せっかく作ったデータだから、もっと活用したい！
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データ一覧から
目的の資料を
探し出すのは
やっぱり大変！ |
EXCEL などで作成した一覧表型のデータから目的の資料を見つけ出すのは、結構時間がかかるものです。様々な条件で自在な絞り込みができる検索システムなので、検索時間が今までより短縮できます。
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様々な条件設定で自在な検索機能と印刷機能
●お手持ちのデータ項目を、全て検索条件として設定することが可能です。
●検索条件の重ね合わせが可能であり、例えば「平成5 年度以降に作成された総務課の資料で文書件名に"契約"と"綴"の文字列が含まれるフラットファイルのもの」といった細かい条件での絞込み検索が可能です。
●絞り込んだ検索結果を一覧として印刷できます。 |
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今後増えつづける
資料に対して
データベースを
しっかり維持管理
できるか不安…。 |
新規資料の追加登録は、約束事も多く、入力ミスを防ぐのがとても大変です。
入力方法がプルダウン方式なので、入力は今まで以上に簡単となり、入力ミスも格段に減少します。
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入力ミスを極力減らす新規追加入力支援機能
●定められた文字列が自動的に入力される自動入力方式、文字列の候補から選び出すプルダウン方式の採用により、入力ミスの危険性を極力減らすことができます。
●入力必須項目の入力漏れを警告によって防ぎます。
●新規資料のID 番号を自動的に付番する機能など、様々な入力支援機能をオプションで装備することができます。 |
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データの内容に
修正変更があると
かなり苦労する…。 |
作成時期から数年経って、資料の管理担当課が移る場合や修正変更が出てきます。
対象となる資料を一定条件で抽出することができるので修正変更もラクに行えます。
さらに、変更もれなどの危険性も格段に減少します。
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修正変更に係る作業を軽減する修正変更支援機能
●検索と同等の機能を使い対象資料を絞り込み、修正変更を行えるとともに、修正変更の漏れを防ぐことができます。
●新規追加の入力支援機能を備え、修正変更時の入力ミスの危険性を極力減らすことができます。 |
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保存期間を
満了した資料の
扱いに困っている。 |
保存期間を満了した資料のなかには、まだ現物をとっておきたいものもあります。
そこで，データ上で「廃棄済の資料」と「未廃棄の資料」を区別して扱うとともに、資料の廃棄状況を正確に把握することができます。
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資料廃棄の状況を正確に把握する廃棄管理機能
●保存期間を満了した資料を抽出し、廃棄対象資料の一覧を作成することができます。
●「廃棄済資料」と「廃棄せず残しておく資料」とをデータ上で識別し、資料廃棄の状況を正確に把握するとともに、確実で安全な廃棄管理を行うことができます。 |
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